Kwaliteitscontroles Medische Hulpmiddelen in ZorgSaam

Amanda Heijneman, Zorgsaam, Terneuzen

Het gebruik van technologie in de gezondheidszorg groeit exponentieel. Tegelijkertijd vinden er veel bezuinigingen in de zorg plaats, waardoor de druk op het personeel steeds hoger wordt. Zorgverleners richten zich op hun primaire taak van zorgverlening. Voor de patiëntveiligheid is het echter wel belangrijk dat gebruikte medische hulpmiddelen voldoen aan de kwaliteitsstandaard. Binnen ZorgSaam worden diverse kwaliteitscontroles van medische hulpmiddelen uitgevoerd, maar over het algemeen is er hier geen duidelijk overzicht van, zijn verantwoordelijkheden niet eenduidig vastgesteld en is registratie en terugkoppeling van de resultaten niet altijd optimaal. Hierdoor kan het voorkomen dat belangrijke controles niet uitgevoerd worden. Dit project is gestart om dit probleem op te lossen.

Dit project heeft zich gericht op het ontwerp van een systeem voor kwaliteitscontroles van medische hulpmiddelen bij ZorgSaam (systeem KMHZ) waarbij in eerste instantie gekeken is naar de controles op de afdeling Radiologie en de Centrale Sterilisatie Afdeling. Het systeem moet wel uitbreidbaar zijn naar andere afdelingen.

In de eerste fase zijn de functionele specificaties en het programma van eisen opgeleverd, waarbij gebruik gemaakt is van de input van stakeholders. Hierbij kwam naar voren dat er drie hoofdonderwerpen zijn in het ontwerp, namelijk de inbedding van kwaliteitscontroles in de organisatie, een overzicht van welke kwaliteitscontroles uitgevoerd moeten worden en protocollen voor de daadwerkelijk uitvoer van de controles.

In de tweede fase zijn een drietal voorstellen gedaan voor mogelijke ontwerpen voor het kwaliteitscontrolesysteem. Hierbij zijn de voor- en nadelen uitgewerkt met betrekking tot de eerder opgestelde eisen. Na overleg met de opdrachtgever is een van deze voorstellen uitgekozen en verder uitgewerkt.

Het gekozen ontwerp bestaat uit een systeem waarbij gebruik gemaakt wordt van zogenaamde kwaliteitswerkgroepen. Per afdeling wordt een kwaliteitswerkgroep ingericht die belast wordt met de verantwoordelijkheid voor kwaliteitscontroles.
Op beleidsmatig niveau is de uitvoer van kwaliteitscontroles toegevoegd aan een ziekenhuisbrede taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden-matrix inzake medische technologie. Op procesniveau is een procedure opgesteld met daarin de werkwijze van de werkgroep en de taken verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Hierin is onder meer een terugkoppeling naar het management opgenomen, een overzicht van kwaliteitscontroles en eisen waar meetprotocollen aan moeten voldoen.
Voor het overzicht van de kwaliteitscontroles is een ontwerp gemaakt in Excel, zodat de belangrijke aspecten opgenomen worden in het overzicht. Voor Radiologie en de Centrale Sterilisatie Afdeling is dit overzicht deels ingevuld.
Het ontwerp bevat weliswaar allemaal templates, maar is flexibel en kan desgewenst aangepast worden naar eisen op afdelingsniveau.

Op de afdeling Radiologie is inmiddels de werkgroep geïnstalleerd en zijn de eerste meetprotocollen opgesteld en metingen verricht. Hieruit zijn enkele aandachtspunten gekomen welke verwerkt zijn in het ontwerp. De stap die nu genomen moet worden is implementatie van het ontwerp op de Centrale Sterilisatie Afdeling.

Door het voorgestelde systeem te implementeren wordt de uitvoer van kwaliteitscontroles geborgd, wat de patiëntveiligheid ten goede komt. Bovendien wordt in de herziene versie van het convenant “Veilige toepassing van medische technologie in de medisch specialistische zorg” expliciet gevraagd naar een procedure voor het uitvoeren van kwaliteitsmetingen en validaties. Ziekenhuizen moeten dit medio 2017 geïmplementeerd hebben. Het systeem KMHZ geeft hier invulling aan.