On the right track!

Roland Loeffen, Radboudumc, Nijmegen

Binnen de zorg vinden veel processen plaats waarbij mobiele objecten een rol spelen. In de complexe en dynamische omgeving van het ziekenhuis is het moeilijk om overzicht te houden over de locaties van deze middelen. Dit zorgt ervoor dat er voor veel van deze hulpmiddelen niet duidelijk is waar ze zich bevinden en gaat er veel tijd verloren aan zoeken en wachten waardoor processen minder optimaal lopen wat invloed heeft op de kwaliteit, doelmatigheid en veiligheid van de zorg. Track en Trace technologie maakt het mogelijk om objecten te identificeren en lokaliseren. Dit zorgt voor inzicht in de bewegingen van deze objecten en de processen hieromheen waardoor deze kunnen worden geoptimaliseerd.

In dit Qualified Medical Engineer – Clinical Engineering (QME-CE) project is er onderzoek gedaan naar de functionaliteit, toepasbaarheid en meerwaarde van deze technologie met als resultaat een adviesrapport over de inzet binnen het  Radboudumc. Hierbinnen is een inventarisatie en analyse van de mogelijkheden uitgevoerd en ervaring opgedaan met de technologie door uitvoer van 2 pilots.

Er is een inventarisatie uitgevoerd om een beeld te krijgen van de achterliggende problematiek en de wensen en eisen aan het systeem. Vervolgens is er een analyse uitgevoerd van de technologie en geschikte pilot mogelijkheden waarna de keuzes zijn gemaakt om binnen dit project te focussen op passieve RFID en 2 pilots te kiezen die een goed beeld geven van de problematiek.

De eerste pilot is uitgevoerd op de logistiek van de transportrolstoelen binnen het Radboudumc waarbij de technologie is ingezet om inzicht te krijgen in de voorraad en bewegingen. Er is een ontwerp gemaakt om de voorraad van de rolstoelen bij de hoofdingang te registreren. Hierbij is ervaring opgedaan met de technologie en is een beeld gevormd van de functionaliteit, beperkingen en bruikbaarheid. Dit heeft laten zien dat de technologie ingezet kan worden om inzicht te krijgen in de logistiek en kan helpen in het optimaliseren van logistieke processen.

De tweede pilot is uitgevoerd op de logistiek van de diverse materialen en hulpmiddelen op de chirurgische dagbehandeling afdeling. In deze kritische zorgsetting is gekeken naar de meerwaarde van de inzet van de technologie om real-time inzicht te krijgen in de locatie van objecten en de mogelijkheid om analyses te doen op de locatiegegevens om processen beter in te richten. Er is een ontwerp gemaakt van het systeem waarbij objecten kunnen worden gelokaliseerd door de indeling in zones. Er is na het ontwerp besloten om niet door te gaan met de implementatie omdat deze onvoldoende meerwaarde bood. Deze pilot heeft veel inzicht gegeven in de randvoorwaarden en succesfactoren voor inzet van deze technologie en belangrijke informatie geleverd voor het opgestelde advies.

Het advies is uitgewerkt tot een visie voor ziekenhuisbrede inzet van Track en Trace Technologie binnen het Radboudumc en de kritische succesfactoren die hiervoor nodig zijn. Deze gedragen visie is opgesteld met alle belangrijke stakeholders en zal worden aangeboden aan de Raad van Bestuur met de vraag tot instemming tot verdere uitwerking van dit advies in een concreet projectplan voor implementatie. Het project heeft aangetoond dat Track en Trace Technologie heel veel meerwaarde kan hebben, maar dat voor een succesvolle implementatie een centrale ziekenhuisbrede aanpak met alle betrokken stakeholders essentieel is.