“Trots dat we elkaar in deze crisis echt hebben weten te vinden”

Met enige verbazing had onderwijsondersteuner Daian Saman (werkzaam bij ESA) naar eigen zeggen de aanloop naar de coronacrisis in Nederland en Europa gadegeslagen. In 2009 had ze in haar geboorteland Mexico de Mexicaanse griep van dichtbij meegemaakt, zonder slachtoffers in haar directe kring van familie en vrienden gelukkig, “maar ik heb toen wel ervaren hoe snel een situatie kan veranderen en escaleren”.

Dat onder andere Nederland - ondanks de ernstige berichten vanuit China en iets later Italië - niet meteen in de hoogste staat van paraatheid en een harde lockdown schoot, begrijpt ze desondanks wel. “Ik denk dat ze deden wat ze konden in de context van Europa en de Nederlandse maatschappij. Je dwingt mensen hier gewoon niet zo makkelijk om iets te doen.”

“Door de Mexicaanse griep wist ik hoe snel een situatie kan escaleren”
Daian Saman, onderwijsondersteuner (ESA)

Toch volgden de maatregelen en vooral beperkingen elkaar begin maart 2020 alsnog razendsnel op - en ging ook de TU/e al gauw nagenoeg volledig op slot. Met als voornaamste daaropvolgende vraag, die die ene ingelaste onderwijsvrije week in maart domineerde: hoe houden we onze primaire processen in de lucht?

“Het onderwijs moest online, en daarvoor liet iedereen al het andere uit handen vallen. Die focus was mooi en bovendien heel prettig. We hebben echt samen de schouders eronder gezet”, blikt Susan van de Ven (beleidsmedewerker bij IMS) terug. Ze was - een paar dagen eerder - nog maar net terug van een vriendinnenweekend in Sevilla en koud geland op Eindhoven Airport toen premier Rutte zich op tv net had verontschuldigd voor zijn onhandige handen schudden met RIVM-directeur Jaap van Dissel. “Diezelfde avond kregen we de mail van het College van Bestuur met het verzoek om thuis te werken.”

Hiaten

Welke applicaties voor online onderwijs hebben en gebruiken we al? Welke tools of toepassingen missen nog, waar zitten de hiaten? Hoe kunnen we docenten op afstand helpen? Die vragen stonden de eerste dagen onder andere binnen de dienst IMS centraal. Veel docenten maakten voor corona bijvoorbeeld al gebruik van de demovariant van Big Blue Button, een platform voor online learning, binnen de leeromgeving Canvas, weet Ans Wevers, afdelingshoofd Functioneel Beheer. “Dit was specifiek iets wat we in coronatijd nodig hadden, waarmee je in Canvas met een groot aantal mensen tegelijk college zou kunnen volgen. Omdat we de gratis demovariant daarvan al gebruikten, hebben we die tool binnen een paar dagen actief kunnen maken; dat was een vrij makkelijke inkopper.”

IMS-collega Van de Ven richtte zich in eerste instantie onder meer op de introductie van Panopto, een platform voor het opnemen en streamen van colleges, en de koppeling daarvan met Canvas. Processen en keuzes waarbij doorgaans verschillende  IT-collega’s geraadpleegd moeten worden, zo schetst ze, waarbij de lastige spagaat tussen de functionele wens en een veilige omgeving altijd een grote uitdaging blijft: “Je wil docenten op korte termijn praktisch kunnen ondersteunen, maar tegelijkertijd wil je ook dat de privacy en beveiliging op orde zijn om te voorkomen dat gevoelig beeldmateriaal op straat komt te liggen.”

Een ander project dat dankzij corona noodgedwongen een enorme zet kreeg, was het uitrollen van Office 365 over de hele universiteit tijdens de al genoemde onderwijsvrije week. Wevers: “Daar zat pre-corona al een heel projectteam op, we hadden al goede kennis van de mogelijkheden en waren vooral nog in afwachting van oplossingen voor een aantal privacy-issues. Verder was het een kwestie van afstemmen en uitrollen, en dat is in een goeie week tijd ook gelukt.”

“Ik heb wel eens verwijten gehad dat we Zoom niet over de TU/e wilden uitrollen”
Ans Wevers, afdelingshoofd Functioneel Beheer (IMS)

Inmiddels is met name Microsoft Teams binnen Office 365 een vertrouwde online hub geworden. In eerste instantie met maar hooguit vier mensen in beeld, “een groot nadeel voor docenten met enkele tientallen studenten in een meeting, maar ook Microsoft heeft in coronatijd snel opgeschakeld”, aldus Wevers. Desondanks zochten veel TU/e’ers hun online heil, in de nieuwe thuiswerkwaan van de dag, aanvankelijk koortsachtig elders - met het instapklare Zoom als veler favoriet, tot frustratie van de IT-experts.

Wevers: “Zeker in het overleg met de managers van ESA (waarbij ze aan het begin van de coronacrisis vanuit IMS is aangehaakt, red.) heb ik wel eens verwijtende opmerkingen gekregen omdat we Zoom niet over de TU/e wilden uitrollen. Ik begréép hun behoefte en standpunt; ik was me er ook van bewust dat we niet helemaal konden voorkomen dat mensen het toch zouden gaan gebruiken. Maar vanuit privacy-oogpunt wist ik ook: Zoom is niet veilig, daarmee lopen we te veel risico. Het heeft ons geholpen dat het College van Bestuur op een gegeven moment ook heeft gezegd: ‘Dat moet je echt niet willen’. Ik heb later wel teruggekregen vanuit ESA dat ze blij waren met mijn inbreng, hoe lastig op dat moment soms ook.”

Ook Nikki Minkenberg, die zich binnen ESA onder andere bezighoudt met onderwijsplanning, cijferverwerking en studentenadministratie, had temidden van de pandemie een flinke klus te klaren - te weten de voorbereiding en introductie van TU/e’s nieuwe roostersysteem TimeEdit dat sinds afgelopen april wordt gebruikt. Want hoe richt je zo’n nieuw systeem in met alle onzekerheden van een wereldwijde gezondheidscrisis, met immer voortschrijdende inzichten, uiteenlopende en vooral vage toekomstscenario’s, zonder duidelijkheid over de mogelijkheid van on-campus onderwijs?

Campuspuzzel

Vooral het optuigen van het zalenrooster voor de eerste twee kwartielen van dit collegejaar was volgens Minkenberg “een gigantische kluif. Het was echt een puzzel wat er op de campus kon plaatsvinden, met natuurlijk minder beschikbare plaatsen per zaal als studenten afstand moeten houden. De ESA-managers en opleidingsdirecteuren hebben per opleiding die schifting gemaakt en wij zijn met docenten gaan overleggen: ‘deze begeleide zelfstudie voor jouw vak mag on-campus’, ‘jij moet dit college online verzorgen’, ‘wat heb je hiervoor nodig?’.”

De druk op veel mensen was hoog, weet Minkenberg, “er kwam veel tegelijk op ons af: de voorbereidingen voor het nieuwe studiejaar, maar intussen ook nog de tentamens van voor de zomer. Het hele online onderwijs is in een enorme stroomversnelling gekomen en iedereen heeft er een schepje bovenop gedaan om dat mee mogelijk te maken. Bizar, als je nu terugkijkt. Dat is echt zó’n enorme prestatie geweest”.

Wevers is boven alles trots op “hoe we elkaar hebben weten te vinden; op hoe IMS en ESA, normaliter toch twee aparte diensten, echt samen zijn opgetrokken. En op hoe snel we het onderwijs, misschien niet meteen honderd procent perfect, online hebben kunnen laten doorgaan”. Zeker in de beginperiode stond ze naar eigen zeggen “dag en nacht aan. Maar ik vond het heerlijk om te doen”.

“Als de urgentie er is, kan er veel bereikt worden”
Susan van de Ven, beleidsmedewerker (IMS)

Als corona volgens haar iets heeft laten zien, dan is het wel “dat je onder heel hoge druk tot snelle resultaten kunt komen zonder dat je hoeft af te wijken van principes. Vaak gaan ergens ik-weet-niet-hoeveel overleggen overheen; nu bleek dat je mensen ook binnen een week in dezelfde stand kunt krijgen”. Van de Ven deelt die bevinding: “Als de urgentie er is, kan er veel bereikt worden”.

Alles gegeven

Saman wijst op de wens tot innoveren in het onderwijs en hoe daarvoor niet altijd iedereen op hetzelfde moment evenzeer de noodzaak voelt. “We moesten vaak zoeken naar het goede moment voor een docent, onze best doen om duidelijk te maken dat ze ergens baat bij zouden hebben. Nu was er geen ruimte voor bedenkingen; docenten móesten meteen omschakelen, ook degenen die nog nauwelijks met online tools hadden gewerkt. En daarvoor hebben ze zonder uitzondering echt alles gegeven, omwille van hun studenten”.

Over hun eigen aandeel in het overeind houden van de universiteit in crisistijd zijn de vier vrouwen bescheiden. “Ik ben vooral trots dat we in twee dagen klaar waren om docenten te helpen. We hadden een plan, we hadden de methodes, en we waren bereikbaar”, zegt onderwijsondersteuner Saman. Ook Van de Ven komt terug op “toch dat teamwork, en ieders inzet en betrokkenheid voor onze studenten, docenten en onderzoekers. Je weet wel dat die bereidheid er is, maar nu werd het nog zichtbaarder”.

Toch koestert onder anderen Minkenberg ook wel persoonlijke trots - vooral op het feit dat ze alle lopende zaken tot aan haar zwangerschapsverlof vanaf half mei vorig jaar heeft kunnen afwerken. “Ik had een kindje in mijn buik, de wereld veranderde, mijn werk veranderde, mijn thuissituatie veranderde. Maar ik weet nu dat ik met flexibiliteit, en door mee te veren met wat er op me afkomt, dingen goed kan opvangen.”

“Ik weet nu dat ik door mee te veren dingen goed kan opvangen”
Nikki Minkenberg, onderswijsplanner (ESA)

Of die wereld blijvend veranderd is, bijvoorbeeld als het gaat om online leren en werken? De medewerkers van IMS en ESA zijn er vrij zeker van. “In het begin zwaaiden we heel hard richting ‘alles digitaal’, maar ik denk dat we daar inmiddels ook wel weer van teruggekomen zijn”, stelt Van de Ven. “Ik hoop op een gezonde mix, met genoeg ruimte voor écht contact. Fysiek samen in één ruimte met anderen voel je toch beter hoe de sfeer en tendens zijn.”

Ook Wevers zit honderd keer liever “fysiek tegenover iemand in een gesprek” en plant bila’s met haar medewerkers, als het enigszins kan, weer zoveel mogelijk op de campus. Toch zat de gang naar meer digitaal leren en werken volgens haar, ook zonder wereldwijde crisis, duidelijk in de pijplijn. “Waar we nu zijn, daar zouden we op enig moment tóch wel zijn gekomen, maar dan hadden we daar misschien vijf jaar over gedaan. Corona heeft dat proces gigantisch versneld. Uiteindelijk wil je toch mogelijk maken dat studenten onderwijs kunnen volgen waar en wanneer ze maar willen. Daar is nu een basis voor neergelegd, van waaruit we verder kunnen gaan uitbouwen”.

Behouden of loslaten

Saman denkt “dat iedereen wel de voordelen van het thuiswerken en digitaal werken inziet; het geeft je een bepaalde flexibiliteit. De komende maanden en jaren zullen we moeten gaan ontdekken wat op langere termijn voor ons werkt. In het onderwijs, waar we nu moeten gaan evalueren welke online tools we willen behouden en welke we weer gaan loslaten. Maar ook als individu”.

En hoewel ze uitkijkt naar meer driedimensionaal contact: het zijn juist de online ontmoetingen die sommige relaties nog persoonlijker hebben gemaakt, vindt ze. “Je zag opeens de menselijke kant van collega’s, bijvoorbeeld door een kind in beeld, op schoot bij een docent.” Ze lacht via het Teams-scherm: “Ik weet nu een klein beetje hoe jouw huis eruitziet; dat vind ik toch bijzonder en dat was anders nooit gebeurd.”