“De coronacrisis het hoofd bieden, kun je niet alleen, dat moet je sámen doen”

Corona-programmamanager Corine Spoor-Kolvenbag start het gesprek met te zeggen dat ze er wat moeite mee heeft dat de drie gesprekspartners worden neergezet als ‘helden van de maand’ in deze serie. Aan tafel zitten Gijs Spiele, technisch voorzitter van het Centrale Crisis Team, zijzelf en Floor Keijsers, lid van het Crisis Communicatie Team. “Wij worden dan wel geïnterviewd, maar naast en achter ons staat een heel team dat keihard heeft gewerkt. Universiteitsbreed hebben ontzettend veel mensen extra werk verzet om ervoor te zorgen dat het onderwijs en onderzoek konden doordraaien. Er werken dus enorm veel helden aan onze universiteit”, zegt Spoor-Kolvenbag gedecideerd.

Nieuwe baan in snelkookpan

Gijs Spiele was 1 maart 2020 koud begonnen als de nieuwe campusmanager Safety & Security toen corona meer bleek dan een snel om zich heen slaande ‘griep’ in Azië. Binnen een paar dagen werd het Centrale Crisis Team geactiveerd: een zware delegatie met directeuren vanuit de diensten en faculteiten, rector Frank Baaijens, universiteitssecretaris Susanne van Weelden, en Spiele als technisch voorzitter. “De contacten die ik door mijn rol in het CCT heel snel heb gekregen met het management binnen onze universiteit, had ik nooit in een regulier onboarding-proces kunnen ervaren. Dat is voor mij heel waardevol geweest.”

Niemand van ons had toen kunnen bevroeden hoe lang corona zou duren

Gijs Spiele, campusmanager Safety & Security

Op 6 maart ging de allereerste TU/e-brede coronamail uit. Die eerste coronamails waren nog relatief kort, met adviezen om thuis te blijven als je klachten hebt, en geen handen meer te schudden. Het onderwijs moest zoveel mogelijk doorgaan, was de insteek. Die boodschap en de lengte van de mails veranderden in rap tempo toen op 12 maart het besluit viel om de campus op slot te gooien.

Al het onderwijs moest online en om dat voor elkaar te krijgen, werd een onderwijsvrije week ingesteld. Thuiswerken werd het devies voor de hele gemeenschap. “Van tevoren hadden we niet kunnen bedenken dat corona zo’n impact zou hebben op de universiteit, tot in alle haarvaten van onze organisatie toe. Het raakte iedereen”, zegt Spoor-Kolvenbag.

Floor Keijsers, als communicatie-adviseur van Education and Student Affairs (ESA) vanaf het eerste moment nauw betrokken bij de communicatie rondom de coronacrisis, herinnert zich de avond van 11 maart levendig: “We zaten tot laat op de campus te werken aan die mailing. Worstenbroodje erbij en doorwerken tot die mail klaar was. Niet beseffend dat dit de eerste mail van vele zou worden.” “Niemand van ons had toen kunnen bevroeden hoe lang dit zou duren, of wat de omvang en wereldwijde impact van corona zou worden”, vult Spiele aan.

Stoppen was geen optie, want mensen moesten weten wat er speelde

Floor Keijsers, communicatie-adviseur ESA

Keijsers was de linking pin tussen onderwijsorganisatie ESA en het Communicatie Expertise Centrum (CEC). “Ik had dagelijks overleg met het Crisis Communicatie Team en met de ESA-managers. Wat speelt er, wat moeten we doen om het onderwijs te laten doorgaan? Er moest ontzettend veel geregeld worden. Want je wilt dat studenten zo min mogelijk vertraging oplopen. Ik hoorde alles vanuit beide fronten. Iedere dag stuurden we vanuit ESA een nieuwsbrief naar de opleidingsdirecteuren, managers en decanen met updates.”

In de begintijd werkte het CCT de klok rond om alle aangekondigde maatregelen van het kabinet door te vertalen naar onze universiteit - en ze te communiceren. “Enorm enerverend, maar stoppen was geen optie, want mensen moesten weten wat er speelde en wat ze wel of niet moesten doen”, zegt Keijsers.

Afstemmen en communiceren

Afstemming en communicatie waren de sleutelwoorden. Spiele: “We moesten intern afstemmen, met de gemeente, met universiteitenvereniging VSNU, met het ministerie van OC&W, met openbaarvervoerbedrijven, de GGD. Hoeveel protocollen wij voorbij hebben zien komen…”. “Stápels”, vult Spoor-Kolvenbag lachend aan. “Het ging maar door, er kwam wijziging op wijziging. Elke persconferentie betekende aanpassingen voor onze protocollen.”

“Vaak wisten we voorafgaand aan de persconferentie wel zo’n beetje wat eraan ging komen. Daar sorteerden we dan alvast op voor. Maar dan kwamen er weer zoveel details bij kijken dat we weer opnieuw aan de slag moesten”, zegt Spoor-Kolvenbag. Want de gemeenschap moest continu en zo snel mogelijk op de hoogte worden gebracht van wat de nieuwe maatregelen betekenden voor de universiteit.

De toon waarop gecommuniceerd werd, was ook onderwerp van gesprek. Spiele: “We kregen commentaar dat we niet duidelijk genoeg communiceerden. Vooral studenten voelden dat we hen niet genoeg meenamen, niet genoeg begrip toonden voor hun situatie. Een aparte werkgroep met daarin ook studentenvertegenwoordigers zorgde ervoor dat onze mailings duidelijker en persoonlijker werden. Er kwam meer verbinding, samenspel en saamhorigheid, dat was mooi om te zien”.

Vooral het team webcare speelde een belangrijke rol om te horen wat er speelde onder studenten en medewerkers. Keijsers: “Welke zorgen moesten we wegnemen in onze communicatie, welk toon slaan we daarbij aan? Dat stemden we voor elke mailing weer opnieuw af”.

We denken altijd: ‘wat kan er wél?’

Gijs Spiele, campusmanager Safety & Security

Wat er allemaal niet kon en mocht, was bekend, toch probeerde het CCT altijd positief te blijven, zegt Spiele. “We denken altijd: ‘wat kan er wél? We hebben daar samen met ESA-directeur Patrick Groothuis, community manager Erik de Jong, student diversity officer Lara Hofstra en de Federatie Studieverenigingen continu over nagedacht. Zij hebben activiteiten opgezet om met name de verbinding met onze studenten die alleen op hun kamertjes zaten te krijgen. Dat varieerde van een kopje koffie drinken tot de HearMe-luisterlijn, tot workshops in kleine groepjes toen dat weer kon.”

“Vooral voor de internationals was dat belangrijk, omdat zij minder contacten in de buurt hebben”, vult Keijsers aan. “We hebben veel schrijnende verhalen gehoord over eenzaamheid binnen deze groep”, zegt Spiele. “Ook dat hoort in een CCT thuis.” “We kunnen de regels niet veranderen, maar kunnen wel proberen het net iets fijner te maken. Om mensen het gevoel te geven dat ze niet alleen zijn”, zegt Keijsers.

Fases van crisis

Terugkijkend waren er verschillende fases in de coronacrisis. De eerste, de crisisstand, liep van maart tot mei. “In mei kregen we door dat deze crisis wel eens lang zou kunnen gaan duren. Wat betekende dit voor het CCT en de TU/e? We zijn toen naar een meer programmatische aanpak gegaan. Daarvoor is Corine toen aangesteld”, zegt Spiele. “Er was behoeft aan verbinding met de operationele lijnorganisatie, om terug te gaan naar de normale structuren.”

Spoor-Kolvenbag riep al snel het Team Operations in het leven, met daarin vertegenwoordigers van de verschillende diensten. Dit team zorgde voor de uitwerking en uitvoering van de besluiten die in het CCT werden genomen.

In die tweede fase - van mei tot en met juli 2020 - werden voorbereidingen getroffen voor het gefaseerd opstarten van onderzoek op de campus. Om in de derde fase net zo hard weer afgeschaald te worden om dat corona in alle hevigheid toenam in de zomer. “Toen was het nog strenger dan in de eerste fase”, zegt Spiele.

Van januari 2021 tot september, lag de focus op het weer on-campus opstarten van het onderwijs. “We moesten nadenken over wat deze situatie betekende voor het inrichten van de gebouwen, de signing, de communicatie”, zegt Spoor-Kolvenbag.

HET THUISFRONT

Terugkijkend, zeggen ze alle drie dat ze in die eerste periode continu ‘aan’ stonden. De balans tussen werk en privé en hun ‘normale’ werk was soms precair. Keijsers: “Mijn vriend en ik werkten allebei thuis. Ons driejarig zoontje kon niet meer naar de opvang toe. Ik ging van de ene online vergadering naar de andere, en werkte tot ’s avonds laat. Ik vond dat ingewikkeld om hier een goede balans in te vinden.”. Het was ook schipperen tussen corona en haar andere werkzaamheden. “Als collega’s me mailden met een vraag over mijn ‘normale’ werk, moest ik duidelijk maken dat corona voorrang had”.

Ik vroeg me wel eens af hoe ik ervoor moest zorgen dat ook mijn werk bij de faculteiten goed bleef lopen

Corine Spoor-Kolvenbag, programmamanager corona

De andere twee herkennen dat gevoel. Spoor-Kolvenbag is adjunct-directeur bedrijfsvoering bij de faculteiten Electrical Engineering en Applied Physics en probeerde beide taken te combineren: “Op voorhand was de inschatting dat het programmamanagement me twee dagen per week zou kosten. Er werd iemand ingehuurd om mijn werkzaamheden bij de faculteiten deels over te nemen. Maar er gebeurde zoveel en alles liep via mij. Ik vroeg me wel eens af hoe ik ervoor moest zorgen dat mijn werk ook daar allemaal goed bleef lopen”. Werkweken van 70-80 uur waren geen uitzondering. “Sinds deze zomer is het weer genormaliseerd. Naar een uur of vijftig”, voegt ze lachend toe.

Bij Spiele speelde vooral dat hij in die eerste fase van de crisis niet genoeg tijd had om zijn eigen team goed te leren kennen en de reguliere bedrijfsvoering de aandacht te geven die het verdiende. “Dat was echt schipperen voor mij. Ik had door mijn werk in het CCT meer binding met het College van Bestuur en mijn collega-directeuren dan met mijn eigen team. Terwijl zij als een van de weinigen op de campus moesten zijn. Voor hen voelde het alsof ik alleen maar bezig was met corona, dat vond ik heel lastig. Het waren boeiende weken die maanden en uiteindelijk bijna jaren werden. Ik heb er heel veel van geleerd, en ik denk dat we hier als organisatie ook veel sterker uit zijn gekomen.”

Trots op vele helden

Spoor-Kolvenbag, Keijsers en Spiele benadrukken keer op keer dat er vele ‘helden’ zijn binnen de universiteit. “Het Communicatie Expertise Centrum was heel belangrijk. Crisis ís tenslotte communicatie. Maar ook Information Management and Services heeft een grote rol gespeeld. Hetzelfde geldt voor het Facility Management Center”, somt Spiele op. Spoor-Kolvenbag vult aan: “En vergeet Real Estate niet. Zij hebben veel werk verzet in het doorrekenen van de ventilatie en uitzoeken welke normeringen we daarvoor moesten aan houden. En ESA heeft enorme klussen geklaard door steeds weer met verschillende scenario’s rekening te houden om het onderwijs zo goed mogelijk te kunnen laten doorgaan.”

Spiele: “Het is niet één persoon, dienst of afdeling; dit hebben we echt met de hele TU/e-organisatie gedaan. Het is met recht een teamprestatie.” Keijsers: “Het is een heel fijn gevoel om omringd te zijn door collega’s die alles uit de kast halen om alles te regelen. Ik vond het eer dat ik hieraan heb mogen meewerken”. “Iedereen snapt dat je zoiets niet alleen voor elkaar kunt krijgen. Dit moet je samen doen, en als dat werkt, zorgt dat voor trots”, zegt Spoor-Kolvenbag.

Na de laatste persconferentie van vrijdag 12 november kwam niet meer het voltallig CCT bij elkaar, maar een kernteam met de betrokkenen waarvoor de maatregelen consequenties hebben. “We zeiden afgelopen zomer ‘dit is de laatste mail, maar het lijkt erop dat dat toch niet het geval is”, vertelde Keijsers tijdens het interview, doelend op de geplande persconferentie van 5 november. Een paar uur na het interview werd bekend dat het kabinet de persconferentie naar voren haalde omdat de besmettingscijfers flink oplopen in Nederland. En inmiddels zijn we weer twee coronamails verder. Spoor-Kolvenbag reageert op het nieuws via de mail: “Zo zie je maar weer dat het steeds nieuwe situaties en verrassingen brengt waarop we moeten inspelen. Ik heb er alle vertrouwen in dat we dat inmiddels met elkaar goed kunnen.”