Kristel Holsboer - Gelre ziekenhuizen
Probleem omschrijving
Als we kijken naar het plannen van operaties wordt er nauwelijks rekening gehouden met het effect op andere afdelingen. Uitstoom op de OK betekent instoom in de kliniek en op dit moment kent ons beddenhuis grote dagelijkse variatie in bedbezetting en het aantal af te handelen opnames en ontslagen. Dit betekent vaak hollen of stilstaan door het verplegend personeel en het nodig hebben van ‘extra’ bedden bij piek-bezetting.
In 2011 is er binnen Gelre onderzoek gedaan naar het gebruik van analytische software voor de OK-planning, een Master Surgery Schedule (MSS) (Vollebregt, 2011). Met dit onderzoek is de potentie om de efficiënte te verhogen in het beddenhuis door de pieken en dalen in de bedbezetting af te vlakken aangetoond.
In 2013 is vervolgens gestart met het ontwikkelen van een MSS in SAS/OR. Helaas hebben budgettaire en organisatorische problemen ervoor gezorgd dat dit nooit is afgerond en geïmplementeerd.
Doel van het onderzoek
Wij zijn nog steeds overtuigd dat we met een MSS meer grip krijgen op de effecten in ons beddenhuis. Het doel van deze opdracht is het afmaken en implementeren van het MSS waaraan in 2013 begonnen is. Met de borging van een MSS in een tactische OK-planningsproces wordt er een methode opgezet waarmee we actief kunnen sturen op een vlakkere bedbezetting.
De projectvraag is: “Hoe moet een MSS ingezet worden binnen Gelre om te kunnen sturen op minder variatie in bedbezetting op de verpleegafdelingen?”
Aanpak
Begonnen is met het concretiseren van de wensen en eisen, aansluitend zijn er 2 trajecten gestart. Er startte een ontwikkeltraject om het MSS goed werkend te krijgen en gelijktijdig startte het traject om te komen tot een nieuw OK-planningsproces.
In beide gevallen is eerst de huidige situatie in kaart gebracht, hoe loopt het OK-planningsproces nu binnen Gelre en wat is er aan ontwerp en programmatuur wat we kunnen gebruiken.
Voor het analyseren van de programmatuur hebben we veel testen gedaan met de data van toen (2013) en met recente data. Er bleek zowel aan het ontsluiten van brondata als aan de SAS/OR-modules wel wat aanpassingen benodigd.
Met verschillende stakeholders is het huidige planningsproces in kaart gebracht, de wensen en eisen benoemd en de opzet voor het nieuwe proces uitgedacht. 4
Resultaten
Het is gelukt het MSS opgezet in 2013 om bouwen naar een werkende pilot voor het genereren van een tactische OK-planning voor het specialisme Orthopedie. Met de applicatie worden de in SAP geregistreerde operaties geclassificeerd naar slots en vervolgens geplaatst in het MSS. Daarnaast is begonnen aan ontwerp van het eerste dashboard, de bedbezetting en kijken we naar een manier om de gebruikers op te leiden. Het nieuwe OK-planningsproces is met de betrokken uitgedacht en zal zodra we met de pilot starten in werking gaan. De pilot zal dit jaar nog gestart worden.
Het is een tijdelijke oplossing en wanneer het zijn meerwaarde heeft bewezen zal naar een goed alternatief gezocht worden. De applicatie zal uiteindelijk vervangen worden door een oplossing geïntegreerd met het OK-rooster zodat ook het gebruik voor de planners vergemakkelijkt wordt.
Conclusie
Het antwoord op de hoofdvraag is:
Met een MSS kan binnen Gelre gestuurd worden op minder variatie in de bedbezetting op de verpleegafdelingen als:
- De stakeholders op een juiste manier betrokken worden, zij bepalen uiteindelijk de efficiëntieslag die gemaakt wordt;
- Het beheer goed is ingeregeld en het MSS continue verbeterd kan worden;
- Het gebruik van zowel het MSS als het proces goed is ingeregeld en continue geëvalueerd en geoptimaliseerd wordt.
Aanbevelingen
Ik adviseer voorafgaand aan de pilot een kennissessie te houden met alle betrokkenen. In de gesprekken die ik met de stakeholders heb gevoerd kwam naar voren dat niet iedereen dezelfde pijn ervaart en de verwachtingen van het MSS ook uiteenlopen.
Tijdens deze kennissessie zal de werking van de applicatie uitgelegd worden maar ook zullen de consequenties van iedere gemaakte keuze van inrichten, aantoonbaar worden gemaakt.
Ook wil ik tijdens deze sessie ieders belang en betrokkenheid gedurende de pilot in vaststellen. Mijn voorkeur gaat uit dit voor ieder specialisme te doen voorafgaand aan een uitrol.