Ingediend manuscript aanleveren

Het ingediende manuscript (pre-print) van een peer-reviewed tijdschrift artikel aanleveren

Deze informatie is van toepassing:

  • Wanneer u een NWO grant heeft volgend uit een ‘call for proposal’ vanaf 1-12-2015
  • Wanneer u een persoonlijke email heeft ontvangen van het IEC, met het verzoek om een ingediend manuscript (pre-print) aan te leveren

Om uw artikel kosteloos open access te kunnen maken in het TU/e Repository vragen we auteurs meestal om de finale auteursversie van het artikel (dit is de geaccepteerde versie van het artikel na peer-review) te uploaden in Pure.
Een beperkt aantal tijdschriften staat het helaas niet toe om de finale auteursversie open access te maken in het TU/e Repository, ook niet na een embargo.
Het is dan meestal enkel toegestaan om het ingediende manuscript (zogenaamde pre-print, een versie van het artikel vóór peer-review) open access te maken in het TU/e Repository. We vragen u in dit specifieke geval om deze versie van het artikel te uploaden in Pure. In alle andere situaties vragen we u om de finale auteursversie te uploaden.

Waarom wordt gevraagd de versie vóór peer-review te uploaden?
NWO, de VSNU en de staatssecretaris streven naar zo hoog mogelijke open access cijfers. NWO heeft open access verplicht gesteld voor nieuwe grants, volgend uit call for proposals vanaf 1-1-2015, daarbij is geen embargo toegestaan. Nationaal is door deze partijen afgesproken dat ook zogenaamde ‘pre-prints’ meetellen in de open access monitoring.
De TU/e biedt bij voorkeur de finale auteursversie aan via het TU/e Repository. Dit is de versie ná peer-review. Peer-review is immers een wezenlijk onderdeel van het proces van wetenschappelijk publiceren, waardoor het ingediende manuscript nog op belangrijke punten kan wijzigen.
In een beperkt aantal gevallen is het helaas toegestaan van de uitgever om deze versie na peer-review open access te maken in het TU/e repository. Alleen als dit verboden wordt door te uitgever, vragen we auteurs expliciet om de versie vóór peer-review (het ingediende manuscript / pre-print) te uploaden.

Wat kan een TU/e auteur zelf doen?
U kan uw peer-reviewed tijdschrift artikel registreren en het ingediende manuscript uploaden. Hiervoor gebruikt u het onderzoeksregistratiesysteem Pure.
Dit gaat in een aantal eenvoudige stappen:

  • Stap 1: Log in op: https://pure.tue.nl (via uw TU/e account)
  • Stap 2: Registreer de metadata van het artikel
    (Kies: add new - research output – contribution to journal – article)
  • Stap 3: Upload de pdf van de finale geaccepteerde auteursversie na peer-review
    (Kies: add electronic version – upload an electronic version)
  • Stap 4: Kies bij “document version” voor “submitted manuscript”
  • Stap 5: Kies bij “Public access to file” voor “restricted”

Voor alle nieuw geregistreerde peer-reviewed tijdschrift artikelen controleert het IEC de uitgeversvoorwaarden van het artikel. Medewerkers van het IEC stellen na deze controle de waarde “public access to file” opnieuw voor u in. Uw publicatie wordt automatisch open access beschikbaar gesteld, vanaf het moment dat dit is toegestaan door de uitgever. Hierdoor kan een groot aantal publicaties kosteloos open access gemaakt worden. 


Wat kan een secretariaat doen?

Secretariaten kunnen ook publicaties registreren en uploaden in Pure. Dit gaat op dezelfde manier als hierboven beschreven voor een auteur.

Welke metadata moet u registreren?

De metadata van het gepubliceerde artikel. Dit zijn onder andere de auteurs, titel, publicatiejaar en tijdschrifttitel.


Hoe kan ik zelf achteraf een publicatie uploaden, als het artikel al bekend is in Pure?
U kunt altijd een publicatie uploaden in Pure, ook als het artikel al geregistreerd staat en u de metadata niet meer kunt wijzigen. Dit gaat op een vergelijkbare manier als voor nieuw geregistreerde publicaties.
Volg de volgende stappen:

  • Stap 1: Log in op: https://pure.tue.nl (via uw TU/e account)
  • Stap 2: Selecteer het artikel onder “my research output”
  • Stap 3: Upload de pdf van de finale geaccepteerde auteursversie na peer-review
    (Kies: add electronic version – upload an electronic version)
  • Stap 4: Kies bij “document version” voor “submitted manuscript”
  • Stap 5: Kies bij “Public access to file” voor “restricted”

Welke versie moet ik uploaden?
Het ingediende manuscript van de publicatie, ofwel de geaccepteerde versie van uw artikel voor peer review, in het Engels ook wel aangeduid als “submitted manuscript”. Deze versie wordt soms ook “pre-print” genoemd. Deze versie van het artikel bevat nog geen aanpassingen uit het peer-review proces en geen definitieve volume, issue en paginanummers. Deze versie mag in de meeste gevallen open access worden gemaakt in het TU/e repository, soms na een embargo.


Hoe voorkomt de TU/e dat geciteerd wordt naar de pre-print?
In het TU/e repository wordt altijd de juiste metadata getoond van het gepubliceerde artikel bij de uitgever, inclusief de DOI. Op korte termijn wordt een coversheet toegevoegd aan alle publicaties. Wanneer een artikel gedownload wordt via het TU/e repository, staat hier duidelijk op welke versie de download betreft, en dat de definitieve versie te vinden is op de website van de uitgever.

Moet ik ook de uitgeversversie uploaden?
De uitgeversversie van uw artikel hoeft u niet te uploaden in Pure. De uitgeversversie is de definitieve versie van het artikel met de definitieve volume, issue, en paginanummers en jaar van formele publicatie. Het IEC kan deze uitgeversversies eenvoudig zelf verkrijgen en zal onderzoekers niet vragen om de uitgeversversie in Pure te uploaden. De uitgeversversie mag slechts bij uitzondering open access gemaakt worden in het TU/e Repository.

Wat doet het IEC voor mij?
Na het registreren en uploaden hoeft u zelf niets meer te doen. Het IEC faciliteert voor u het open access maken van uw publicatie.
Het IEC controleert de door u aangeleverde metadata en de bijbehorende pdf. In het geval van een peer-reviewed tijdschrift artikel controleert het IEC de uitgeversvoorwaarden van het artikel. Uw publicatie wordt hierna automatisch open access beschikbaar gesteld, vanaf het moment dat dit is toegestaan door de uitgever.

Vergroot uploaden van de auteursversie mijn zichtbaarheid?
Ja, de publicaties worden automatisch getoond op uw persoonlijke Employee Page. Wij tonen de metadata en een link naar de publicatie in het TU/e Repository. De publicaties worden geïndexeerd door Google Scholar, en geharvest door Narcis (Nederlandse wetenschappelijke publicatie database). Wanneer uw artikel open access beschikbaar komt, is deze voor iedereen eenvoudig te lezen en te downloaden. Dit vergroot de zichtbaarheid en impact van uw publicatie.

Wie moet de publicatie uploaden bij meerdere co-auteurs?
De eerste auteur met een TU/e affiliatie is verantwoordelijk voor het registreren en uploaden van de publicatie.

Alle andere typen publicaties, waaronder congresverslagen
Alle andere typen publicaties, waaronder congresverslagen, registreert u op dezelfde manier in Pure. Ook de upload procedure is gelijk. U kunt zelf de full-text uploaden, en aangeven of dit een auteursversie of een uitgeversversie is.
Het is voor deze publicaties niet verplicht om de finale geaccepteerde auteursversie aan te leveren. Het IEC controleert voor deze publicaties niet de uitgeversvoorwaarden. U moet daarom zelf de gewenste status in het veld "Public access to file” meegeven. U kunt ook zelf een embargoperiode instellen. Het IEC maakt deze publicaties pas open access, als u dit zelf heeft ingesteld.

Meer informatie
Meer vragen en antwoorden over het aanleveren van tijdschriftartikelen in het TU/e Repository vindt u op de faq-pagina.

Hulp nodig?
Lukt het registreren of het uploaden van de publicatie niet? Of heeft u andere vragen over het gebruik van het invoersysteem Pure? Neem dan contact op met de Pure Helpdesk via
Contactpersonen: Ria Janssen en John Engels
Mail:            pure@tue.nl  
Telefoon:    (040 247) 3803
Aanwezig:  maandag tot en met vrijdag