Embargo aanvragen

Embargo aanvragen met toestemming van decaan
Het College van Promoties heeft vastgesteld dat vanaf 1 september 2015 in beginsel alle proefschriften openbaar worden aangeboden, tenzij de promovendus vooraf toestemming heeft verkregen van de decaan van de faculteit om hiervan af te wijken.

Inhoudelijke redenen om een tijdelijk embargo aan te vragen zijn:

  • Bepaalde hoofdstukken uit uw proefschrift zullen nog als artikel verschijnen
  • Een octrooi of patent zal worden aangevraagd met de resultaten van uw proefschrift
  • Uw proefschrift wordt als handelseditie uitgegeven

Het ‘Toestemmingsformulier decaan embargo proefschrift’ dient ingevuld en ondertekend te worden door de decaan in overleg met de promovendus. U vindt het toestemmingsformulier als tweede pagina van het standaard ‘Verklaringsformulier opname proefschrift in collectie en TU/e Repository’.

Beide ondertekende pagina’s van het formulier kunnen gemaild worden naar IEC.digitaal@tue.nl of aangeleverd worden tijdens het inleveren van de gedrukte exemplaren bij de bibliotheekbalie of interne post MF 0.152.

Het formulier dient, net als de exemplaren van het proefschrift, uiterlijk 1 maand voor promotie aangeleverd te zijn bij het Informatie Expertise Centrum.

Embargo voor de digitale versie van een handelseditie
De gedrukte versie van een proefschrift als handelseditie wordt opgenomen in de collectie van de bibliotheek. Recente proefschriften staan in de fysieke bibliotheekcollectie ter inzage. In beginsel worden alle proefschriften digitaal open access aangeboden in het TU/e Repository.
In het geval van een handelseditie, kan het zijn dat u contractuele afspraken hebt gemaakt met uw uitgever, waardoor het juridisch niet toegestaan is uw digitale proefschrift (direct) open access aan te bieden. Neem in het geval van een handelseditie daarom altijd contact op met het Informatie Expertise Centrum via IEC.digitaal@tue.nl. Stuur hierbij altijd het contract mee dat u getekend hebt met uw uitgever.
Samen met u wordt gekeken naar de mogelijkheden rondom het digitaal aanbieden van uw publicatie.

Zeer uitzonderlijke gevallen: embargo met toestemming van de Rector
In zeer uitzonderlijke gevallen kan het voorkomen dat de promovendus wenst af te wijken van de geboden opties op het formulier. In dat geval moet door de promovendus toestemming gevraagd worden aan de Rector met een inhoudelijke argumentatie.

Vertrouwelijke informatie in een proefschrift in de bijlage
Wanneer uw proefschrift vertrouwelijke informatie bevat, is dit in beginsel geen reden om een embargo aan te vragen. Het promotiereglement voorziet in de mogelijkheid dat een proefschrift vertrouwelijke informatie bevat. Deze kan worden opgenomen in een bijlage. De bijlage hoeft niet openbaar gemaakt te worden, het proefschrift zelf wel.

"Vertrouwelijke bedrijfsinformatie kan in een vertrouwelijke bijlage bij het proefschrift of –ontwerp worden opgenomen. Deze vertrouwelijke bijlage maakt geen deel uit van het formele proefschrift of –ontwerp en maakt geen deel uit van de beraadslagingen in de promotiecommissie en dus ook niet van de beoordeling van het proefschrift of -ontwerp.”