Motiveren en enthousiasmeren als wapens tegen de ‘corona-oorlog’

Van de ene op de andere dag zag het bestuur van studievereniging Van der Waals de aanloop, sfeer en gezelligheid in de Van der Waalskamer en de Salon in maart 2020 totaal opdrogen. “Dat was een heel grote switch voor ons”, zegt Merel Laarhoven, vorig jaar voorzitter van het bestuur van Van der Waals. “De grootste uitdaging was contact met onze studenten zien te houden. En we vonden het belangrijk dat eerstejaars en internationale studenten elkaar konden blijven ontmoeten. We wilden niet dat ze zich eenzaam zouden voelen en wilden hen laten weten dat we er voor hen zijn."

Studenten waren zó blij dat ze elkaar weer konden ontmoeten bij de buitenborrels in mei

Van der Waals kreeg in mei ruimte om met de Federatie Studieverenigingen Eindhoven buitenborrels-op-afstand te organiseren. “En al was het een kleine buitenborrel waarbij studenten op hun plek moesten blijven zitten op anderhalve meter afstand, ze waren zó blij dat ze elkaar weer konden ontmoeten”, herinnert Laarhoven zich. “Wij hopen dat we dat dit voorjaar ook kunnen organiseren”, vult haar opvolgster Mette Schouten aan.

Zij startte in september als nieuwe voorzitter van de studievereniging vol in de coronapandemie. Het nieuwe bestuur wachtte een jaar vol ‘geen’ en ‘niet’. Toch was er geen moment twijfel of ze in deze tijd wel een bestuursjaar wilde doen. Als je je voldoening en waardering niet kunt halen uit het organiseren van borrels, feesten, studiereizen en andere massale gezelligheid, dan moet het maar uit het kleine komen, heeft ze geleerd. “We houden wekelijks welzijn-discussie-uurtjes, hebben chatting hours voor internationals. Allemaal dingen om trots op te zijn”, zegt Schouten.

Waar ze ook trots op zijn, is dat hun faculteit de Diversiteitsprijs van de Nederlandse Natuurkundige Vereniging heeft gewonnen. Schouten: “Onze faculteit is heel hard bezig om meer vrouwen in de staf aan te nemen en zo vrouwelijke rolmodellen zichtbaarder te maken. Dat heeft een positief effect op de studenten.”

Kleine dingen

Elkaar zien, de ander aandacht geven, gebeurt met kleine gebaren zoals het sturen van een verjaardagskaartje of het faculteitsblad naar leden thuis. “Kleine overwinningen en contactmomentjes zijn veel zwaarder gaan wegen voor ons. Als een activiteit voor eerstejaars goed uitpakt bijvoorbeeld, ondanks dat het weer online is. Of dat je op het Discordkanaal van onze vereniging hoort dat mensen het fijn vinden dat we daar zijn voor ze.”

Toen eerstejaars studenten voor experimenten drie dagen naar de campus mochten komen, organiseerde Van der Waals in tijdsloten lunches-op-afstand voor ze. “Een enorme klus, maar het was heel waardevol voor studenten, omdat ze niet meteen terug in de trein hoefden, maar even contact konden maken met hun medestudenten”, zegt Schouten.

Binnen het bestuur zitten we er om beurten doorheen

Het bestuur heeft continu oog voor hoe het met de leden gaat; 95 procent van de kleine duizend studenten aan de faculteit Applied Physics is lid van de studievereniging. Maar ook voor henzelf is het een zwaar jaar. “Bestuur doen geeft zin aan je dagen, al mis ik de studenten die normaal de bestuurskamer binnenlopen voor een praatje. Soms is het moeilijk om onszelf en de commissies gemotiveerd te houden. Binnen het bestuur zitten we er om beurten doorheen”, erkent Schouten.

Laarhoven herkent dit: “Een bestuursjaar is normaal al best stressvol, in coronatijd kan dat nog erger worden, of juist saai. Ik heb geleerd dat het belangrijk is om iedereen persoonlijke aandacht te geven, ook binnen het bestuur. We hebben zwaar ingezet op people management en veel een-op-een-gesprekken gevoerd.”

Schouten heeft die werkwijze met haar bestuur overgenomen. “Hoe werk je samen als je elkaar alleen maar op een schermpje ziet? Begrijp je elkaar en elkaars acties dan nog wel? En hoe accepteer je alle verschillende manieren van omgaan met tegenslagen? Als je het mij vraagt, doe je dat door met elkaar te praten en je in elkaar in te leven. De één heeft elke week een schop onder de kont nodig, de ander moet je juist met rust laten en die komt zelf als er een probleem is. Motiveren en enthousiasmeren zijn de wapens waarmee ik de oorlog probeer te winnen.”

Dat motiveren valt niet altijd mee, weet Schouten. “Onze commissies gaan door met het organiseren van allerlei activiteiten, waaronder zelfs reisjes. Maar er moet continu worden bijgeschakeld en een beroep worden gedaan op hun flexibiliteit.” Dat geldt ook voor de organisatie van het lustrumfeest van de vereniging, dat eigenlijk afgelopen oktober had moeten plaatsvinden. “We wilden toen nog niet accepteren dat dat online zou moeten, maar we kunnen er nu niet meer omheen. De commissies worden weer opgestart, dat vergt wel wat van ze."

Het is elke keer weer inschatten wat je positie is, wat er van je verwacht en gepikt wordt

Voorzitter zijn van een studievereniging levert kostbare ervaring op, over jezelf, over leiding geven, over anderen meekrijgen in je eigen ambities. Laarhoven: “Ik heb geleerd dat het helpt als je zelf initiatief neemt. Bereid je goed voor, werk een voorstel alvast uit. Dan krijg je mensen veel makkelijker mee in je plannen.” Voor Schouten zit daar ook een steile leercurve. “Ik ben van mezelf enthousiast, maar hoe krijg je iedereen mee, hoe activeer je mensen? Waar ik ook veel van heb geleerd is dat je in elke groep je eigen positie weer opnieuw moet inschatten. Onder je leden kun je alles zeggen, dat geldt ook binnen je bestuur, al nemen ze niet zomaar alles van je aan omdat je de voorzitter bent. Bij de Federatie Studieverenigingen Eindhoven heb je weer een andere rol, en richting het College van Bestuur is dat weer anders. Het is elke keer weer inschatten wat je positie is, wat er van je verwacht en gepikt wordt.”

Laarhoven en Schouten zeggen aan het eind van het interview eensgezind: “Wij worden er nu uitgepikt voor dit interview over leiderschap, maar we doen dit toch echt met zijn allen. Wij staan niet continu vooraan om alles bij elkaar te houden; dat is écht de inspanning van de hele groep.”