Judith Schuurman - St. Anna Zorggroep
Begin 2017 hadden de st. Anna Zorggroep en het Catharina Ziekenhuis Eindhoven voornemens te fuseren. Gezamenlijk wilden ze de overgang maken naar het Elektronische Patiënten Dossier (EPD) Chipsoft HiX als vervanger van het huidige Nexus EPD respectievelijk Chipsoft EZIS. Omdat veel zorg- en ondersteunende processen verschillend ingericht zijn in beide instellingen, werd de implementatie van het nieuwe EPD gezien als kans om de informatievoorziening en de zorgprocessen gezamenlijk te stroomlijnen.
Kern daarbij was dat er gewerkt zou worden met één geïntegreerd patiëntdossier, waarin alle patiënt gerelateerde informatie op een gestandaardiseerde wijze samenkomt. Het onderliggende principe is dat gegevens éénmalig ‘bij de bron’ worden vastgelegd. Daarnaast dient er gestreefd te worden om dossiergegevens zo veel mogelijk disciplineonafhankelijk vast te leggen, zodat alle specialisme overstijgende gegevens maximaal hergebruikt kunnen worden.
Het project “kwantitatief goed basisdossier” was geïnitieerd om de zorgprofessional te voorzien van keuzemogelijkheden in de te maken afspraken omtrent gestandaardiseerde bronregistratie en inzicht te geven in de procesoptimalisatie (onder andere onnodig dubbel werk en tijdsinvestering ten opzichte van tijdwinst). De opdracht was hierbij beperkt tot een deel van het basisdossier, namelijk de nog te definiëren “voorgeschiedenis”.
Om tot een geaccepteerde definitie van de “voorgeschiedenis” te komen, waarmee software systemen optimaal kunnen worden ingericht, is literatuuronderzoek uitgevoerd. Daarnaast is in beide ziekenhuizen onderzoek gedaan naar waar in het proces informatie ten behoeve van de voorgeschiedenis wordt vastgelegd, op welke manieren dit gebeurt en welke informatie dan wordt vastgelegd. Naast het opstellen van een definitie van de voorgeschiedenis zou onderzocht worden hoe het proces van registratie van de voorgeschiedenis geoptimaliseerd zou kunnen worden. Hiervoor zou de aan de TU/e ontwikkelde RePro-techniek ingezet worden. Ter voorbereiding op de RePro redesign sessie met stakeholders zijn de 45 onderliggende verbeterprincipes beoordeeld op de uitkomsten van een online survey gehouden onder zorgprofessionals en de themasessies gehouden met zorgprofessionals.
Op dit punt in het project is in goed overleg besloten dit jaarproject te staken. De fusie zou geen doorgang vinden en de transitie van de St. Anna Zorggroep naar HiX werd afgelast. Hoewel de algemeen geldende doelstellingen voor de invoering van een (nieuw) EPD van kracht blijven voor de st. Anna Zorggroep, werd de invulling daarvan niet meer als prioriteit bestempeld.
Ter afronding van dit project is een ontwerp van de voorgeschiedenis 2.0 opgeleverd op basis van literatuur, procesanalyse en eerder genoemde online survey. Daarnaast is één ontwerp voor procesoptimalisatie ontwikkeld, te weten de voorbereiden consult matrix. Hiermee kan beoordeeld worden welke informatie op welk moment in het zorgproces nodig is en of deze informatie voor het contactmoment tussen patiënt en zorgprofessional vastgelegd kan worden. Hiermee kan de consulttijd beter worden ingezet.
Voor bovengenoemde resultaten zijn geen conceptkeuzes ontwikkeld, dit omdat de fase “uitwerking alternatieven” niet meer aan bod is gekomen door het stilleggen van dit project. Ook heeft er geen implementatie, validatie en verificatie plaatsgevonden.