In het eindverslag voor de opleiding klinische informatica aan de Technische Universiteit Eindhoven worden twee projecten beschreven die het probleem van hoge registratielast en betrouwbare aanlevering van kwaliteitsgegevens trachten te verminderen. Het eerste project vond plaats in het kader van het landelijke programma Registratie aan de Bron en ging over het inzetten van zorginformatiebouwstenen (ZIBs) bij de aanlevering van gegevens aan kwaliteitsregistraties . Het tweede project, dat plaatsvond in het Catharina Ziekenhuis, is opgezet om het interne proces rondom registreren, verzamelen en aanleveren van kwaliteitsgegevens te verbeteren.
Programma Registratie aan de Bron
In het landelijke programma Registratie aan de Bron wordt een generieke aanpak ontwikkeld om ZIBs in te zetten bij de aanlevering van gegevens aan kwaliteitsregistraties. Deze aanpak wordt ingezet bij twee pilots. De eerste conclusie is dat hoewel er nog verbeterpunten voor de ZIBs zijn, ze gebruikt kunnen worden om een groot gedeelte van de gegevens gestructureerd en gecodeerd te specificeren.
DICA & PROMs in het Catharina Ziekenhuis
Het project in het Catharina Ziekenhuis is gericht op het intern verbeteren van Dutch Institute for Clinical Auditing (DICA) registraties en het uniformeren van de aanpak rondom Patient Reported Outcome Measurements (PROMs). Daartoe is eerst een analyse van de huidige situatie gemaakt, waarbij is gekeken naar zowel de interne situatie (het proces van registreren, verzamelen en aanleveren) als de externe situatie (wensen en eisen van externe stakeholders). Op basis van die bevindingen, gecombineerd met wensen vanuit de organisatie, is een generiek ontwerp voor zowel DICA registraties als PROMs uitvragen opgesteld. Daarnaast is voor één DICA deelregistratie, de Dutch Upper GI Cancer Audit (DUCA) deelregistratie over maag en slokdarm carcinoom, een detail ontwerp opgesteld.
De externe situatie is geanalyseerd op basis van literatuur en documenten beschikbaar gesteld op de websites van de externe stakeholders. De conclusie van deze analyse is dat DICA registraties niet wettelijk verplicht zijn, maar wel zeer gewenst vanwege o.a. indicatoren van de Inspectie voor de Gezondheidszorg en eisen van zorgverzekeraars. Naar PROMs is nu nog slechts geringe vraag vanuit externe partijen, maar de verwachting is dat die vraag in de toekomst zal groeien. Binnen Santeon zijn de PROMs wel al een belangrijk thema binnen Zorg voor uitkomst.
Voor de analyse van de interne situatie zijn interviews uitgevoerd met betrokkenen bij DICA-registraties en PROMs-uitvragen. Voor beide onderwerpen zijn op basis van deze interviews risico’s van de huidige situatie geïdentificeerd en is een programma van eisen opgesteld voor de nieuwe situatie.
In het ontwerp voor zowel DICA registraties als PROMs uitvragen zijn de belangrijkste achterliggende gedachtes geweest:
- Sturing op kwaliteitsgegevens (PDCA cyclus)
- Centrale coördinatie
- Registratie aan de bron
De nieuwe situatie is op alle lagen van het 5-lagen model van Nictiz beschreven en waar nodig is een ontwerp gemaakt. Onderdelen van het ontwerp zijn onder andere een organisatiestructuur, beschrijving van verantwoordelijkheden, een processchema en een applicatie architectuur ontwerp. Voor de DUCA-deelregistratie is daarnaast ook de informatielaag betrokken.
Het project in het Catharina Ziekenhuis is beperkt gebleven tot het ontwerpen van een oplossing. Voorafgaand aan de implementatie zijn nog stappen nodig die kort in dit verslag worden toegelicht. Daarnaast zijn een aantal aanbevelingen opgesteld die buiten de scope van het project vielen maar wel bijdragen aan een verbetering van kwaliteitsregistraties, PROMs-uitvragen en informatievoorziening in het algemeen.
Beide delen van dit eindverslag dragen bij om van registratielast naar inzichtelijke kwaliteitsinformatie te komen.
Dit jaarproject had als doel om te ‘voorzien in de informatiebehoefte van Maastro medewerkers ten aanzien van het hergebruik van klinische data waarbij de privacy van de patiënt conform wet- en regelgeving is geborgd’. Binnen de use-case ‘onderzoek’ is het ontwerp geïmplementeerd en getest.
Om dit te bereiken zijn architectuurprincipes opgesteld en is een Programma van Eisen (PvE) geformuleerd. Figuur 1 laat het ontwerp zien wat hiermee is uitgewerkt.
In de figuur hierboven zijn de informatiebronnen (rood), informatiesystemen (groen) en informatieprocessen (geel) weergeven binnen de architectuur voor hergebruik van klinische data bij Maastro. De aanvrager zoekt, met inachtneming van een code-of-conduct (1), via de data portal zijn informatie op (2). Het resultaat van zijn zoekopdracht (3) wordt door de data portal teruggegeven en vervolgens in het data-aanvraagsysteem meegestuurd met een verzoek om deze informatie te mogen hergebruiken (4). Een governance organisatie (de Institutional Review Board (IRB) plus de manager voor onderzoek en onderwijs) toetst het verzoek en geeft hiervan het resultaat terug (5) in het data aanvraag systeem. Indien het verzoek geautoriseerd wordt, krijgt het dataloket vervolgens het verzoek (6) om de informatie daadwerkelijk uit te leveren (7).
Met dit ontwerp is de informatie die onderzoekers nodig hebben (zoals klinische, beeld en dosis gegevens van patiënten) in één systeem beschikbaar, waarbij data zowel los als geaggregeerd opgezocht kan worden. De privacy van de patiënt is gewaarborgd door het inregelen van een data aanvraag- en autorisatieproces waarin wordt getoetst of de juiste data voor een valide doel wordt hergebruikt. Het proces wordt ondersteund met een aanvraag- en autorisatiesysteem waarin het resultaat van deze toets wordt vastgelegd. Bovendien legt een code-of-conduct voorafgaand aan het zoeken (selecteren) van data de spelregels vast die gelden bij het hergebruiken van deze data.
Het ontwerp heeft een groot deel van de eisen gerealiseerd die zijn geformuleerd in het PvE. Uitzonderingen hierop zijn de e-learning module voor de dataportal’ en het ‘testen van de snelheid van het dataselectie- en uitlever-systeem’.
Daarnaast zijn in het ontwerp een groot deel van de architectuurprincipes toegepast. De principes die deels zijn toegepast zijn:
- ‘Hergebruik loopt via proces, tenzij…’
- ‘Selfservice, tenzij…’
- ‘Flexibiliteit t.a.v. bronnen’
- ‘Data voor hergebruik is intern gedeïdentificeerd en extern anoniem, tenzij’
Eén principe werd niet toegepast: ‘Gericht op samenwerken’.
Geadviseerd is tenslotte om:
- Op den duur te streven naar verschuiving van de autorisatie van de IRB naar de aanvrager zelf.
- Te toetsen of het beoogde hergebruik en daadwerkelijke hergebruik van data me elkaar in overeenstemming zijn.
- Het IRB-proces verder te optimaliseren.
- Het uitleverproces te blijven monitoren om de doorlooptijd terug te brengen.
- Verbeteracties en verbeter projecten te formuleren op basis van de resultaten van de volwassenheidsmeting.
- Te overwegen aan te sluiten bij externe initiatieven of de Maastro oplossing te integreren in deze initiatieven op het moment dat die voldoende ontwikkeld zijn.