Mijn eindverslag beschrijft het verloop van het jaarproject dat is uitgevoerd als onderdeel van de opleiding Klinische Informatica aan de TU/e. Het projectdoel zoals gesteld door de opdrachtgever was een reductie van vermijdbare fouten en verbetering van de veiligheid in het opname planningsproces in het Máxima Medisch Centrum. Het scoren van het Programma van Eisen op urgentie heeft geleid tot de vastgestelde scope aan het begin van het project. Het projectvoorstel is besproken en goedgekeurd door de Raad van Bestuur en het Medisch Stafbestuur. De manager Zorglogistiek is daarbij aangesteld als proceseigenaar.
Het ontwerp ter verbetering van het opname planningsproces is gedefinieerd voor verschillende niveaus. Op beleid niveau heeft onderzoek plaatsgevonden naar richtlijnen en wettelijke kaders met betrekking tot het Toezicht Operatief Proces en het uitvoeren van de preoperatieve screening. Op proces niveau zijn verschillende procesinrichtingen ten aanzien van de preoperatieve screening beschreven. Op applicatie niveau is gekeken naar de voor- en nadelen van het wel of niet een operatie kunnen plannen vóór het screeningsakkoord van de anesthesioloog. Gezien de strakke planning van het project en de afspraak met de leverancier, waren op korte termijn bepaalde ontwerpbesluiten op deze drie niveaus nodig die zijn voorgelegd aan de proceseigenaar. De genomen besluiten zijn vervolgens uitgewerkt gedurende het project.
Nadat de ontwerpbesluiten op beleid, proces en applicatie niveau al waren genomen, heeft alsnog een verdiepingsslag plaatsgevonden op informatie niveau. Hierbij is bekeken of de kerngegevens in het huidige basisdossier van het ziekenhuis overeenkomen met de landelijke standaard en het kerndossier van Nictiz. Tenslotte is een nieuw gecombineerd model ontworpen dat het traject beschrijft van het vaststellen en bepalen van de opname van een patiënt tot en met het uitvoeren van de screening, waarin proces, informatie en applicatie niveau geïntegreerd zijn meegenomen.
Ten behoeve van de implementatiefase is een communicatie- en opleidingsplan opgesteld en uitgevoerd. Uiteindelijk is het project live gegaan. Over het algemeen was het een redelijk “normale” live gang, waarbij het aantal onduidelijkheden en vragen gedurende de ondersteuningsperiode in twee weken aanzienlijk terugliep.
Concluderend kan worden gesteld dat is voldaan aan het Programma van Eisen voor wat betreft de eisen die in scope waren, inclusief een aanvullende eis die gedurende het project is geformuleerd. Of de inrichting die met het project is geïmplementeerd de invloed heeft en het effect bereikt wat met het doel was beoogd, is zo kort na live datum moeilijk te stellen. In eerste instantie werkt het systeem naar behoren en zijn de beoogde projectresultaten behaald:
(1) Het proces is heringericht en de operatieve stopmomenten zijn geïntegreerd in het proces.
(2) De beschikbaarheid van juiste en volledige informatie op het juiste moment is toegenomen; er vindt eenmalige registratie van informatie aan de bron plaats en deze informatie wordt meermalig gebruikt in het verdere proces. Ook is informatie gestandaardiseerd waar mogelijk, o.a. door het invoeren van behandelcodes.
Het verloop van het project is tijdens de laatste stuurgroep bijeenkomst geëvalueerd en hieruit zijn een aantal aanbevelingen voortgekomen.
Mijn eindverslag beschrijft het verloop van het jaarproject dat is uitgevoerd als onderdeel van de opleiding Klinische Informatica aan de TU/e. Het projectdoel zoals gesteld door de opdrachtgever was een reductie van vermijdbare fouten en verbetering van de veiligheid in het opname planningsproces in het Máxima Medisch Centrum. Het scoren van het Programma van Eisen op urgentie heeft geleid tot de vastgestelde scope aan het begin van het project. Het projectvoorstel is besproken en goedgekeurd door de Raad van Bestuur en het Medisch Stafbestuur. De manager Zorglogistiek is daarbij aangesteld als proceseigenaar.
Het ontwerp ter verbetering van het opname planningsproces is gedefinieerd voor verschillende niveaus. Op beleid niveau heeft onderzoek plaatsgevonden naar richtlijnen en wettelijke kaders met betrekking tot het Toezicht Operatief Proces en het uitvoeren van de preoperatieve screening. Op proces niveau zijn verschillende procesinrichtingen ten aanzien van de preoperatieve screening beschreven. Op applicatie niveau is gekeken naar de voor- en nadelen van het wel of niet een operatie kunnen plannen vóór het screeningsakkoord van de anesthesioloog. Gezien de strakke planning van het project en de afspraak met de leverancier, waren op korte termijn bepaalde ontwerpbesluiten op deze drie niveaus nodig die zijn voorgelegd aan de proceseigenaar. De genomen besluiten zijn vervolgens uitgewerkt gedurende het project.
Nadat de ontwerpbesluiten op beleid, proces en applicatie niveau al waren genomen, heeft alsnog een verdiepingsslag plaatsgevonden op informatie niveau. Hierbij is bekeken of de kerngegevens in het huidige basisdossier van het ziekenhuis overeenkomen met de landelijke standaard en het kerndossier van Nictiz. Tenslotte is een nieuw gecombineerd model ontworpen dat het traject beschrijft van het vaststellen en bepalen van de opname van een patiënt tot en met het uitvoeren van de screening, waarin proces, informatie en applicatie niveau geïntegreerd zijn meegenomen.
Ten behoeve van de implementatiefase is een communicatie- en opleidingsplan opgesteld en uitgevoerd. Uiteindelijk is het project live gegaan. Over het algemeen was het een redelijk “normale” live gang, waarbij het aantal onduidelijkheden en vragen gedurende de ondersteuningsperiode in twee weken aanzienlijk terugliep.
Concluderend kan worden gesteld dat is voldaan aan het Programma van Eisen voor wat betreft de eisen die in scope waren, inclusief een aanvullende eis die gedurende het project is geformuleerd. Of de inrichting die met het project is geïmplementeerd de invloed heeft en het effect bereikt wat met het doel was beoogd, is zo kort na live datum moeilijk te stellen. In eerste instantie werkt het systeem naar behoren en zijn de beoogde projectresultaten behaald:
(1) Het proces is heringericht en de operatieve stopmomenten zijn geïntegreerd in het proces.
(2) De beschikbaarheid van juiste en volledige informatie op het juiste moment is toegenomen; er vindt eenmalige registratie van informatie aan de bron plaats en deze informatie wordt meermalig gebruikt in het verdere proces. Ook is informatie gestandaardiseerd waar mogelijk, o.a. door het invoeren van behandelcodes.
Het verloop van het project is tijdens de laatste stuurgroep bijeenkomst geëvalueerd en hieruit zijn een aantal aanbevelingen voortgekomen.